همه ساله در ایران و جهان نمایشگاههای بزرگ بازرگانی داخلی و بین المللی برگزار می شود. بسیاری از شركتها نیز در این نمایشگاهها با هدف وبی هدف شركت می كنند. هر دو گروه این شركتها، البته ، دوست دارند حضوری موفق در نمایشگاه داشته باشند. آنها كه با هدف در نمایشگاههای بازرگانی حضور می یابند، تاحد زیادی موفق می شوند. اما آنچه كه می توان با قاطعیت ادعا كرد این است كه بسیاری از شركتهایی كه در نمایشگاههای بازرگانی حاضر می شوند “به خصوص شركتهای ایرانی ” از اهمیت و نقش حضور مناسب كاركنان غرفه ها غافل می مانند.
آیا به راستی در زمانی كه می گویند “مشتری ، سلطان است ” می توان به موفقیت حضور شركت در نمایشگاه امیدوار بود؟
به امید برجسته تر شدن نقش كاركنان غرفه ها در موفقیت حضور نمایشگاهی شركتها به ویژه برای صادركنندگان كشور، به ذكر چند نكته مهم و مفیددر رابطه با كاركنان غرفه می پردازم .
هر غرفه باید یك مدیر یا سرپرست داشته باشد. به علاوه وجود یك مترجم ، كارشناس فنی فروش و یك كارگر كه همگی از ظاهر و برخورد مناسبی برخوردار باشند نیز در غرفه ضرورت دارد. البته هریك از این افراد باید آموزشهای لازم را درمورد فعالیتهای نمایشگاهی دیده و نسبت به اهداف شركت در نمایشگاه نیز توجیه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر لزوم داشتن حوصله كافی ، انگیزه و تعهدی قوی ، باید در مجموع از اطلاعات عمومی ،اجتماعی ، فنی و بازاریابی كافی برخوردار باشند.
رعایت نكات زیر توسط كاركنان غرفه ها، موفقیت شركت را افزایش می دهد:
1 – كاركنان در غرفه ها ننشینند: نشستن كاركنان در غرفه ها، این احساس را در بازدیدكنندگان به وجود می آورد كه كاركنان اهمیتی به حضور آنها نمی دهندو یا اینكه دوست ندارند وقت خود را دراختیار آنها قرار دهند. باید توجه داشت كه بازدیدكنندگان عموما به دنبال نقاط ضعف شركت شما هستند.
2 – كاركنان باید از خواندن در داخل غرفه ها اجتناب كنند. برای جلب توجه بازدیدكنندگان فرصت بسیار كم است . بنابراین ، فرصتها نباید به خاطرخواندن روزنامه یا مجله از دست بروند.
3 – كاركنان باید از سیگار كشیدن ، خوردن و آشامیدن ، جویدن آدامس در داخل غرفه اجتناب كنند، چرا كه بازدیدكنندگان علاقه مند و موثر را از پرسیدن منصرف می كنند.
4 – كاركنان باید با تمام بازدیدكنندگان رفتاری مودبانه داشته و حدالامكان به پرسشهای هریك با حوصله پاسخ دهند.
5 – كاركنان باید از مكالمه تلفنی در غرفه خودداری كنند چرا كه ممكن است بازدیدكنندگان را از دست بدهند.
6 – كاركنان باید به گونه ای در غرفه ها بایستند كه مانع دید بازدیدكنندگان نگردند. معمولا بهترین جا برای ایستادن گوشه های راست و چپ غرفه است .
7 – مطالب نوشتاری تهیه شده جهت نمایشگاه “كاتالوگ ، بروشور،…” را نباید در اختیار هر بازدیدكننده ای قرار داد. زیرا كه تعدادی از آنها بلافاصله یابعد از چند قدم ، آنها را دور می ریزند، ثانیا این مطلب موجب ایجاد هزینه برای شركت می گردد. فراموش نگردد كه این مطالب نوشتاری با هزینه های بالایی تهیه شده اند.
8 – كاركنان غرفه ها باید سعی كنند از صحبت كردن در غرفه ها با یكدیگر تاحدامكان خودداری كنند. صحبت كردن در غرفه ها بیانگر بی توجهی به محیط اطراف خود و بازدیدكنندگانی است كه ممكن است خریداران موثری باشند.
9 – كاركنان باید برای كلیه مراجعان به غرفه ها یك میزان ارزش و اعتبار قائل گردند.
10 – راهروهای تنگ و استقبال گسترده بازدیدكنندگان از بعضی غرفه ها، رفت وآمد جلو این غرفه ها را به اندازه مشكل می سازد، بنابراین كاركنان غرفه های مختلف نباید با صحبت با یكدیگر درمقابل غرفه های یكدیگر این مشكل را دامن زنند.
11 – كاركنان باید خوش برخورد باشند تا بدین وسیله بازدیدكنندگان بیشتری را جلب غرفه خود كنند.
12 – كاركنان باید ازنظر ظاهر كاملا آراسته باشند. این امر اگرچه مستقیما در موفقیت شركت نقشی ندارد اما به طور غیرمستقیم نقش بسیار موثری دارد،چرا كه موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در بازدیدكنندگان نسبت به شركت و پرسنل شاغل در آن می شود.
13 – كاركنان غرفه ها هنگام مذاكره با خریداران بالقوه بهتر است از نام آنها هنگام خطاب استفاده كنند، چرا كه هر كسی دوست دارد كه نام خودش رابشنود.
همانطور كه ذكر شد، كاركنان غرفه ها باید نقش یك عنصر آگاهی دهنده به شركت خود در رابطه با فعالیتهای رقبای داخلی و خارجی را نیز ایفا كنند.بدین منظور باید به گونه ای عمل كنند كه این نقش را به نحواحسن اعمال كرده باشند.
رعایت نكات زیر موفقیت كاركنان غرفه ها را درمورد نقش مذكور افزایش می دهد:
الف – كاركنان باید دید كلی نسبت به نمایشگاه داشته باشند. یعنی باید خود را یك بازدیدكننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهای نمایشگاه پاسخ اینگونه پرسشها را بیابند:
آیا فضای نمایشگاه ، فضایی مناسب است ؟
آیا شركتهای نمایش دهنده ، با انگیزه در نمایشگاه حاضر شده اند؟
آیا محصولات نمایش داده شده ، نو و جدیدند؟
راهروهای غرفه های مختلف ازنظر ازدحام جمعیت بازدیدكننده چگونه اند؟
شركتهای دیگر و ازجمله رقبا، چگونه امر تبلیغ و ترویج را در نمایشگاه انجام می دهند؟
كدام غرفه ها شلوغترند؟ چرا؟
چه محصول یا ایده جدیدی در این غرفه ها ارائه شده كه باعث این ازدحام گردیده است ؟
ب – كاركنان سپس باید تفاوتهای محصولات و غرفه های خود را با دیگر رقبای داخلی و خارجی موردارزیابی قرار دهند. به این منظور آنها باید درون غرفه های رقبا رفته و با دقت و حوصله غرفه ها، كاركنان غرفه ها و نكات مهم دیگر را موردبررسی قرار دهند. ازنظر قانونی نیز، ممانعتی بر سرانجام این گونه اعمال وجود ندارد.
بدون دیدگاه